Chargé(e) de mission - Vie fédérale et accompagnement des élus (H/F)

Sous la responsabilité du directeur des relations internationales et institutionnelles, vos missions principales seront les suivantes :

Accompagner les élus dans l’exercice de leurs responsabilités

• Être l’interlocuteur privilégié des élus pour les questions pratiques et administratives liées à leur mandat.

• Faciliter leur accès aux informations, documents, outils et interlocuteurs nécessaires à l’exercice de leurs missions.

• Organiser l’accueil et l’information des nouveaux élus, en lien avec les services concernés.

• Identifier leurs besoins d’accompagnement et proposer des réponses adaptées.

Coordonner la préparation administrative des instances fédérales

• Contribuer à la planification des réunions et à l’anticipation des échéances, en lien avec le Secrétariat général, la Direction générale et la Direction juridique.

• Coordonner la collecte des contributions auprès des différentes directions et veiller à la complétude des dossiers.

• Organiser la consolidation et la transmission des documents aux membres des instances, dans le respect des délais convenus.

• Coordonner, avec l’assistante administrative, la gestion des convocations, le suivi des participants et l’organisation matérielle des réunions.

• Assurer le classement et la mise à disposition des documents relatifs au fonctionnement des instances, dans le respect des règles de confidentialité.

Assurer le suivi des demandes des élus

• Centraliser et qualifier les demandes des élus, puis les orienter vers les interlocuteurs compétents.

• Assurer le suivi de leur traitement et informer les élus des suites qui leur sont données.

• Effectuer les relances nécessaires et alerter la direction en cas de difficulté ou de besoin d’arbitrage.

Tenir à jour un outil de suivi et identifier les demandes récurrentes susceptibles de faire évoluer les procédures.

Faciliter les relations avec les structures territoriales

• Faciliter les échanges avec les dirigeants des ligues régionales et des comités départementaux sur les questions relatives au fonctionnement fédéral.

• Recueillir leurs besoins d’information et d’accompagnement, et mobiliser les services compétents pour y répondre.

• Contribuer à la diffusion d’informations claires sur les procédures fédérales et les interlocuteurs à solliciter.

• Faire remonter les difficultés rencontrées par les structures territoriales et proposer des pistes de simplification.

Développer les outils d’information et d’accompagnement

• Concevoir et actualiser des guides, fiches pratiques, calendriers et autres supports facilitant l’exercice des mandats.

• Veiller à la validation des contenus par les directions compétentes et à leur accessibilité.

• Contribuer à l’organisation de temps d’information ou de formation adaptés aux besoins des élus.

• Proposer des améliorations des outils et des méthodes de travail afin de faciliter l’accompagnement des élus.

Anticiper et coordonner les besoins pratiques des élus

• Recueillir les besoins liés aux réunions, aux déplacements et aux activités de représentation des élus.

• Coordonner leur prise en charge avec les services concernés.

• Veiller à la bonne transmission des informations pratiques et au respect des procédures fédérales.

• Collaborer avec la responsable du protocole lorsque la participation des élus revêt une dimension

Vous êtes diplômé(e) de l’enseignement supérieur en administration, gestion, droit, sciences politiques ou dans un domaine équivalent, et justifiez d’une expérience en coordination administrative, en accompagnement d’élus, en gestion de projets ou dans le fonctionnement d’instances.

Une connaissance du mouvement sportif, du secteur associatif ou de l’organisation territoriale d’une fédération constituerait un atout pour réussir dans ce poste.

Vous disposez de solides capacités d’organisation, d’anticipation et de suivi, vous permettant de gérer plusieurs dossiers simultanément et de veiller au respect des échéances. Vos qualités rédactionnelles vous permettent de produire des supports clairs, structurés et accessibles à des interlocuteurs variés.

Doté(e) d’un réel sens du service, vous faites preuve d’écoute, de diplomatie et d’aisance relationnelle. Vous appréciez le travail en transversalité et savez adapter votre communication à des élus bénévoles comme à des équipes salariées.

Rigoureux(se), discret(ète) et doté(e) d’un bon sens de la confidentialité, vous faites preuve de neutralité dans le traitement des demandes. Autonome et réactif(ve), vous savez rendre compte de votre activité, identifier les situations nécessitant un arbitrage et proposer des solutions adaptées.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et collaboratifs, ainsi que les outils de suivi d’activité.

Des déplacements et une disponibilité ponctuelle en soirée ou le week-end pourront être nécessaires, en fonction du calendrier des instances et des événements fédéraux.